Cho đến nay, tôi đã trải qua vài công việc: sư phạm, kỹ thuật, quản lý và kinh doanh. (Người ta nói một nghề cho chín còn hơn chín nghề. Thảo nào tôi vẫn cứ đói mãi. Hihi…). Mỗi nghề để lại cho tôi một bài học sâu sắc:

Sư phạm dạy tôi rằng: làm việc với con người là khó nhất. Vì con người có tâm tư, tình cảm, lý trí… chứ không phải như máy móc.

Kỹ thuật dạy tôi rằng: cái gì muốn làm nhanh, làm tốt thì phải có đúng đồ nghề. Nếu chưa tồn tại đồ nghề để làm với việc đó thì hãy tạo ra chúng.

Quản lý dạy tôi rằng: một hệ thống tốt là một hệ thống ngăn ngừa sai phạm từ đầu chứ không phải là một hệ thống xử lý sai phạm tốt.

Kinh doanh dạy tôi rằng: cái gì phù hợp với bạn nhất, mang lại hiệu quả cho bạn nhất là cái tốt nhất.

Nghe ra thì chẳng liên quan gì với nhau nhỉ? Thực ra cũng có đôi chút liên quan với cái mà tôi sắp giới thiệu ra đây: gói dịch vụ G suite của Goolge dành cho doanh nghiệp.

Tới đây chắc nhiều bạn sẽ đặt câu hỏi: “Cha nội này ăn gì của Google mà suốt ngày quảng cáo cho Google. Mới nghe App Script đây giờ tới G suite?”.

Bạn mà có suy nghĩ như vậy chứng tỏ bạn có óc hoài nghi, rất tốt đấy! Nhưng thú thực là tôi chưa được lợi gì từ Google cả (nói chưa vì biết đâu sau này Google thấy tôi quảng bá cho nó dữ quá nó phong tôi làm đại sứ không chừng. Haha…) Chẳng qua thời gian vừa rồi tôi có làm việc với mấy thứ này. Thấy hay nên tôi giới thiệu thôi.

Sơ lược thì G suite là một gói dịch vụ có tính phí của Google dành cho doanh nghiệp. Theo kinh nghiệm sử dụng của tôi thì gói này mang lại lợi ích khá tốt cho các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu bạn nào lười đọc có thể xem nó ở đây, còn nếu bạn vẫn thấy quan tâm thì đọc tiếp nhé, cũng thú vị lắm!

G Suite là gì?

G Suite là một gói công cụ hỗ trợ làm việc của Google dành cho các doanh nghiệp. Gói công cụ bao gồm nhiều dịch vụ, đáp ứng khá đầy đủ các nhu cầu cơ bản của một công ty, bao gồm các dịch vụ:

  • Gmail theo tên miền của công ty
  • Lịch làm việc của Google (Calendar),
  • Phần mềm hỗ trợ nhắn tin, gọi điện, hội nghị từ xa Hangout.
  • Google Drive: lưu trữ tài liệu trên mây.
  • Google Document: Tạo và lưu trữ, nhiều người cùng làm việc với các file văn bản, file bảng tính, file trình chiếu…
  • Các công cụ hỗ trợ quản trị cho công ty…

Vậy G Suite có gì hay?

1. Xét về mặt kỹ thuật:

a. G suite cung cấp khá đầy đủ công cụ (chính là đồ nghề) để làm việc văn phòng bao gồm:

  • Gmail với tên miền công ty theo kiểu TenNV@TenCTy.com: quản lý email mạnh mẽ và chuyên nghiệp.
  • Calendar: tạo, lưu trữ và chia sẽ lịch làm việc giữa các thành viên trong công ty.
  • Hangout để chat, gọi điện và họp nhóm nội bộ.
  • Drive để đưa dữ liệu lên mây khỏi sợ mất khi hỏng ổ cứng hay máy tính và có thể lấy file hay xem file bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu miễn có mạng.
  • Document để tạo, lưu trữ các định dạng file quen thuộc: văn bản, bảng tính, trình chiếu… Dễ dàng chia sẻ và cùng làm việc chung với đồng nghiệp trên các file đó.

b. Quan trọng nhất về kỹ thuật chính là khả năng bảo mật thông tin doanh nghiệp.

  • Các file có thể được quy định chỉ cho chia sẻ nội bộ mà không được chia sẻ ra ngoài. Các Form có thể quy định chỉ sử dụng cho nội bộ… (Với chia sẻ nội bộ thì người ngoài tổ chức có link cũng không xem được).
  • Có thể reset mật khẩu, tạm dừng, xóa 1 tài khoản users khi cần thiết (khi bị xâm nhập hoặc khi nhân viên tạm nghỉ, nghỉ việc…)
  • Có thể quy định tất cả các tài khoản trong công ty phải bật bảo mật 2 lớp.
  • Có thể reset từ xa các thiết bị di động của công ty cấp cho nhân viên làm việc khi cần thiết (bị mất, thất lạc).

c. Và có thể dùng Google App Script lập trình liên kết nhiều thứ trong các dịch vụ lại và biến thành một phần mềm tự động trên mây.

d. Được hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Khi sử dụng G suite, nếu xảy ra các vấn đề về kỹ thuật, bạn có thể dễ dàng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google 24/7 thông qua cuộc gọi, email hoặc chat nhằm giải quyết nhanh nhất có thể các sự cố, đảm bảo quá trình làm việc không bị gián đoạn.

2. Xét về mặt quản trị:

a. G suite cung cấp tính năng tạo nhóm, rất thuận tiện cho việc gửi email cho nhiều thành viên một lúc. Ví dụ bạn có nhóm kinh doanh thì các chỉ cần gửi email đến nhóm này (ví dụ địa chỉ pkd@TenCTy.com) thì tất cả các nhân viên trong phòng kinh doanh đều nhận được. Rất tiện!

b. Chính khả năng tăng cường bảo mật thông tin doanh nghiệp trở thành một nền tảng tốt về mặt quản trị. Đôi lúc có những tình huống mà doanh nghiệp vừa bị thiệt hại, mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên vừa bị rạng nứt mà lý do cũng chỉ vì vấn đề bảo mật không đảm bảo.

Ví dụ như một nhân viên khi làm việc sử dụng email miễn phí dạng như TenNV.TenCty@gmail.com để làm việc với khách hàng. Sau nhân viên này nghỉ nhưng lại không bàn giao email này lại cho công ty. Vì email này mặc định được hiểu là email cá nhân nên doanh nghiệp gần như không thể làm gì được nếu nhân viên không hợp tác. Và thế là rất nhiều các thông tin liên quan tới công việc trước nay của doanh nghiệp có thể bị rò rỉ. Thậm chí nhân viên cũ còn tiếp tục sử dụng email cũ để làm việc tiếp, giao dịch tiếp với khách hàng gây ra bao nhiêu hệ lụy.

Với G – suite mọi chuyện hoàn toàn khác. Tài khoản là tài khoản của công ty cấp cho nhân viên làm việc. Công ty có quyền thu hồi, tạm hoãn, chuyển dữ liệu của tài khoản đi khi cần thiết. Việc này tuy không thể bảo đảm cho thông tin doanh nghiệp an toàn tuyệt đối nhưng cũng hạn chế được nhiều rủi ro.

Làm việc với con người rất khó như tôi đã nói từ đầu bài và một hệ thống tốt là hệ thống ngăn ngừa sai phạm trước, chứ không phải hệ thống “dọn dẹp” tốt những hậu quả đã xảy ra.

3. Xét về mặt kinh tế:

G suite dùng Gmail nhưng với tên miền công ty, tạo sự uy tín, tin tưởng từ phía khách hàng. Một email miễn phí theo kiểu TenNV.TenCongTy@gmail.com thì ai cũng có thể tạo được. Như vậy thì người nhận có quyền nghi ngờ. Nhưng G suite dùng ngay chính tên miền của công ty (và cộng thêm với trang web của công ty ở tên miền này) nên nhìn rất chuyên nghiệp và tin tưởng (vì nếu doanh nghiệp không cấp thì không thể có email này). Khi được khách hàng tin tưởng thì đó chính là lợi ích kinh tế.

G suite là dịch vụ tính phí theo mỗi tài khoản trong hệ thống. Tuy là giá không cao, nhưng cũng không phải là thấp. Nhưng nếu so sánh về lợi ích của nó, thì cũng rất đáng để đầu tư.

Và cũng như đã nói ở đầu bài, cái gì phù hợp với mình nhất, hiệu quả nhất là cái tốt nhất.

Basic (3$/tài khoản/ tháng) Business (10$/tài khoản/ tháng) Interprise (25$/tài khoản/ tháng)
Email doanh nghiệp thông qua Gmail

Hội nghị video và hội nghị thoại

Lịch được chia sẻ

Tài liệu, bảng tính và bản trình bày

Hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, email và trực tuyến

Kiểm soát bảo mật và quản lý

Bộ nhớ đám mây 30 GB

Email doanh nghiệp thông qua Gmail

Hội nghị video và hội nghị thoại

Lịch được chia sẻ

Tài liệu, bảng tính và bản trình bày

Hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, email và trực tuyến

Kiểm soát bảo mật và quản lý

Bộ nhớ đám mây không giới hạn (hoặc 1 TB mỗi người dùng nếu có dưới 5 người dùng)

Tìm kiếm thông minh trên G Suite với Cloud Search

Lưu trữ và thiết lập chính sách lưu giữ cho email và trò chuyện

eDiscovery dành cho email, trò chơi và tệp

Báo cáo kiểm tra để theo dõi hoạt động của người dùng

Email doanh nghiệp thông qua Gmail

Hội nghị video và hội nghị thoại

Lịch được chia sẻ

Tài liệu, bảng tính và bản trình bày

Hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, email và trực tuyến

Kiểm soát bảo mật và quản lý

Bộ nhớ đám mây không giới hạn (hoặc 1 TB mỗi người dùng nếu có dưới 5 người dùng)

Tìm kiếm thông minh trên G Suite với Cloud Search

Lưu trữ và thiết lập chính sách lưu giữ cho email và trò chuyện

eDiscovery dành cho email, trò chơi và tệp

Báo cáo kiểm tra để theo dõi hoạt động của người dùng

Ngăn chặn mất dữ liệu cho Gmail

Ngăn chặn mất dữ liệu cho Drive

S/MIME được lưu trữ cho Gmail

Tích hợp Gmail với công cụ lưu trữ tương thích của bên thứ ba

Kiểm soát truy cập cấp doanh nghiệp có thực thi khóa bảo mật

Phân tích bản ghi Gmail trong BigQuery

Nếu bạn đọc đến đây và thấy nó phù hợp với doanh nghiệp của bạn thì hãy đăng ký. Google cho bạn dùng thử (14 ngày). Thao tác để cài đặt cũng không quá khó khăn. À khoan, nếu bạn đăng ký dùng thử qua link này (https://goo.gl/QmYXVA) và nhập 1 trong 2 mã code khuyến mãi sau:

JCH9H9DFUTYXC39

YCMAK3E69NECQK3

thì còn được giảm giá 20% cho một năm đầu tiên sử dụng.

Chốt lại là mình thấy công cụ hay mà nhiều người chưa biết nên chia sẻ. Mong có ích cho mọi người. Cảm ơn vì đã đọc bài.